研究会などの座長の手引き【アドリブが苦手な方へ】

今回は研究会等で座長をする場合の準備や具体的な発言のテンプレートをご紹介しようと思います。

僕はアドリブで喋るのがとても苦手なので，こういう事をするときはテンプレートがあるととても安心します笑

この記事が同じような方の助けになれば幸いです。

それでは早速本題です。

事前準備

何事もそうですが，やはり事前準備をしっかりすることが当日を安心して迎えられる大きな要素ですよね。

以下には殆ど当然のことばかり記述しますが，意外とうっかり忘れるということもあるのでチェックのための参考になればと思います。

担当セッションの時刻と部屋を把握しよう

例えば大学の講義室で開催される場合，意外と他の部屋と遠いなんてことがよくあります。

担当セッションの部屋と時刻，更にそれまでにいる予定の部屋からの移動時間なども考えておきましょう。

また，「座長は何分前までに来て○係に到着を伝えてください」のような決まりがある場合は事情も加味して考えましょう。

担当セッションの質問内容を考えておこう

これは非常に重要ですね。やはり場合によっては会場から質問や意見が出てこない状況が発生します。

事前に幾つか質問を考えておくと，そういった場面で「では私から1つ質問させて下さい。」という形で質疑応答の時間を盛り上げることができます。

短めの質問と長めの質問があると時間調整しやすいです。

ただし，原稿や梗概から質問を考えていても，当日発表の際には質問しようとしていたことが補足されることもあります。

事前に考えたからと安心せず，発表を聴きながら新たに質問を考えることも大事です。

スタッフと連携を取ろう

会の性質にも依るかと思いますが，当日は座長の他に副座長，マイク係，タイムキーパー，照明係などのスタッフがいらっしゃるかと思います。

当日円滑な進行をするためにもお互いの役割を確認したりコミュニケーションを取れるとより良い環境ができるかと思います。

当日の座長マニュアル

ここからは実際にセッション中の状況に応じた発言例と簡単な補足を書きます。

飽くまで例ですので参考程度に考えて下さい。

開始5分前程度　発表者の出欠確認

「○様いらっしゃいますでしょうか」

席の指定(発表者は前方の席など)があればそれも伝える。
※名前の読み方が不確かな場合はここで当人に確認しておく。

更に必要であれば以下も発言する。
「この部屋は○分野○会場となります。開始時刻まで少々お待ち下さい。」

セッション開始時刻(少し定刻より早めの方がベターかも)

「それではお時間となりましたので○会場○分野○時○分からのセッションを開始させていただきたいと思います。本セッションの座長を務めさせて頂きます(自分の所属と名前)です，よろしくお願いいたします。前方黒板(ホワイトボード)に書いてある通り，発表時間○分，質疑応答○分となっております。 ○分時点で1鈴，○分時点で2鈴，○分時点で3鈴鳴らしますのでよろしくお願いします。 1件目のご発表は○番，(題目)という題目で(発表者の所属と名前)にご発表頂きます。よろしくお願いいたします。」

もし時間厳守ということを明確にする場合は途中で「円滑な進行のため時間を守るよう宜しくおねがいします。」など言っても良いかと思います。

発表終了後(質疑応答時間)

「ご発表ありがとうございました。それでは只今の発表に対してご意見・質問等御座いましたら宜しくお願いいたします。」

複数人手が挙がったらジェスチャーしながら「ではそちらの方。」など言ってマイク係がどこにマイクを持っていけば良いかわかるようにしましょう。

手が挙がらなかった場合

「何かございませんでしょうか。」など声をかけて質疑を促しましょう。もしそれでもない場合は「それでは私から１つ質問させてください。」と言って自分から質問しましょう。

ただし会の性質上切り上げても大丈夫な場合は「ご質問が無いようでしたら少し早いですが，○様のご発表を終了とさせて頂きたいと思います。ありがとうございました。(拍手)」という感じで早めに切り上げても良いかと思います。

質疑応答終了時刻付近

前の質疑中に時間が過ぎた場合「それでは時間になりましたので，発表者の交代をお願いします。ありがとうございました。(拍手)」

若干時間が余っている場合「それではだいたい時間ですので発表者の交代をお願いします。ありがとうございました。(拍手)」

次の発表者の準備完了後

「次のご発表は○番，(題目)という題目で(発表者の所属と名前)によるご発表です。よろしくお願いいたします。」